Produktiv – fokussiert – stressfrei leben…
… denn Arbeitszeit ist Lebenszeit!
Viel zu erledigen und zu erreichen wird immer schwieriger. Ständig sind wir irgendwelchen Nachrichten, E-Mails und Aufgaben ausgesetzt. Das setzt sich auch im Privatleben durch Social Media durch. Wie schaffen wir es Struktur in unser tägliches Tun zu bekommen und uns auf das Wichtigste zu konzentrieren?
In dieser Podcast Folge gebe ich Tipps, wie du deine Lebenszeit produktiv nutzen kannst.
Podcast Nr 4: Produktiv – fokussiert – stressfrei leben
Die Fokus Frage
Chinesisches Sprichwort: Eine Wegstrecke von tausend Meilen beginnt mit einem einzigen Schritt.
Woher wissen wir, ob wir den Schritt in die richtige Richtung setzen?
Und da setzt die Fokus Frage an – diese Frage hilft bei der Bestimmung des ersten Schrittes.
Die Schwierigkeit liegt darin, dass wir uns nicht immer die richtigen Fragen stellen. Wir streben oft Dinge ohne klaren Wegweiser oder Ziel vor Augen. Wir müssen uns unseren Weg bildlich vorstellen, unsere eigene Landkarte zeichnen und unseren Kompass entwickeln. Dann erhalten wir Klarheit über unsere Reise.
Welches ist die eine Sache, die ich tun kann, sodass alles andere einfacher oder sogar überflüssig wird?
Diese Frage ist sehr simpel und bei eingehender Beschäftigung, erhalten wir eine klare Antwort darüber, was ist der erste Schritt in die richtige Richtung. Sie zwingt uns unseren Fokus einzuengen um an unser Ziel zu gelangen.
Stell dir diese Frage immer wieder, jedes Mal erkennst du deine nächste Priorität. Das ist ein Dominoeffekt. Von der Fokus Frage angetriebenen Handlungen in eine natürliche Abfolge von richtigen Handlungen, die aufeinander aufbauen.
Die Fokusfrage hilft den ersten Dominostein zu finden, egal in welchem Lebensbereich du ein außerordentliches Ergebnis erzielen möchtest.
Es benötigt es 5 Schritte um außergewöhnliche Ergebnisse im Beruf oder einem anderen Lebensbereich zu erzielen.
- Du musst das Konzept der einen Sache verstehen und daran glauben. Wenn nicht, dann kommst du auch nicht ins Handeln.
- Stelle dir die Fokus Frage immer wieder: Was ist die eine Sache, die ich tun kann, damit alles andere einfacher oder überflüssig wird? Stell dir Frage morgens und tagsüber bei unterschiedlichen Tätigkeiten immer wieder. Du wirst produktiver, weil du bewusst Prioritäten setzt und zufriedener in deinem Leben.
- Mach dir die Fokus Frage zur Gewohnheit. Die Forschung besagt, dass es ca. 66 Tage dauert, bis eine neue Tätigkeit zur Routine wird. Wenn die Fragestellung zur Gewohnheit wird, nutzt du deine Macht dauerhaft außerordentliche Ergebnisse zu erzielen.
- Verwende Erinnerungshilfen um dich immer wieder an die Fokusfrage zu erinnern. Du kannst zum Beispiel ein Schild auf deinem Schreibtisch aufstellen: „Bis meine eine Aufgabe erledigt ist, ist alles andere nur Ablenkung.“ Nutze Bildschirmschoner, Bilder, Collagen, etc.
- Hole dir Unterstützung in deinem Umfeld. Menschen können uns stark beeinflussen. Du kannst deine Kollegen inspirieren, eine Erfolgsgewohnheit jeden Tag zu praktizieren. Oder stelle die Fokus Frage in der Familie, deinen Kindern, wie sie ihre schulischen Leistungen verbessern können.
Durch die Fokus Frage erkennen wir unsere wichtigsten Aufgaben und lernen zu priorisieren.
Wie können wir unsere wichtigsten Tätigkeiten so effizient wie möglich erledigen.
Tipps für produktives Arbeiten und stressfreies Leben
- Eine Arbeit dauert immer so lange, wie man ihr Zeit zur Erledigung einräumt. – Parkinsonsche Gesetz!
Wenn du einer Aufgabe drei Stunden Zeit gibst, wird sie auch so lang dauern – unabhängig von der Schwierigkeit und Komplexität. Auch wenn du die Aufgabe in zwei Stunden erledigen könntest. Entweder wird langsamer gearbeitet oder die Lösung wird perfektioniert.
Überlege dir genau, ob du wirklich so viel Zeit für die Erledigung der Aufgabe in Anspruch nehmen möchtest und kannst.
- Mit 20% Aufwand 80% des Ergebnisses erreichen – Pareto Prinzip!
Die 80-20-Regel besagt, dass du schon mit 20% Einsatz 80% des erreichten Ergebnisses erreichen kannst. Kleiner Einsatz mit großer Wirkung! Beispiel: im Haushalt – die Fenster müssen wieder mal geputzt werden – hier lässt sich die 80-20-Regel gut anwenden: Mit nur wenig Aufwand ist optisch viel geschafft, richtig sauber werden die Fenster jedoch nur mit viel Aufwand. Warum einen großen Aufwand von zusätzlichen 80% in Kauf nehmen, um ein perfektes Ergebnis zu erreichen? Perfektion ist der Feind des Guten.
- Erkenne dein Tageshoch – höre auf deinen Biorhythmus!
Wir durchleben im Tagesverlauf verschiedene Phasen. Dabei gibt es Leistungsphasen mit hoher Produktivität und Erschöpfungsphasen, in denen praktisch nicht erledigt wird. Meist die Produktivität am Vor- und Nachmittag am höchsten. Morgens sind wir motiviert und können komplexe Aufgaben schnell lösen. Mittags haben wir ein kurzes Tief, vor allem nach dem Mittagessen bevor die Kurve am frühen Nachmittag nochmals leicht ansteigt. Sich an der durchschnittlichen Leistungskurve ist hilfreich, du erreichst allerdings wesentlich bessere Ergebnisse, wenn du dich an deiner individuellen Kurve orientierst. Beobachte dich dabei selbst über mehrere Tage. Schreib dir auf, wann du besonders aktiv bist und dir leichte Aufgaben von der Hand gehen.
- Finde und eliminiere deine Zeitdiebe – die „Energie-Vampire“!
Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen internen und externen Zeitfressern. Intern liegt in unserem Einflussbereich und extern sind äußere Faktoren oder Personen. Analysiere deine jetzige Situation und erkenne deine Zeitfresser. Wenn es dir nicht auf Anhieb klar ist, dann schreib dir über einen längeren Zeitraum auf, womit du täglich deine Zeit verbringst. Sind es Tätigkeiten, die dich fördern und weiterbringen? Wenn nicht, dann eliminiere sie oder versuche sie zu reduzieren. Wenn du zum Beispiel jeden Tag sehr viel Zeit auf Social Media verbringst, dann kannst du ein tägliches Zeitlimit setzen (lässt sich in den Systemen einstellen).
- Etabliere Routinen, die dich in deiner Produktivität unterstützen!
Morgenroutine: überlege dir, was deine Leistung steigert – Wasser, Frühstück, Meditation, Sport, Tagebuch schreiben, etc. Das Entscheidende ist, wenn du jeden Tag gleich beginnst, klammerst du bestimmte Fragen und Entscheidungen von Vornherein aus.
Abendroutine: was ermöglicht dir den Tag positiv abzuschließen? – Reflexion über den Tag, Planung für den nächsten Tag, Dankbarkeit praktizieren
- Überlege dir einen geregelten Umgang mit Handy, E-Mails und Social Media
Es ist ein Irrglaube, dass jede Nachricht sofort beantwortet werden muss. 99% können mindestens einen halben Tag warten. Überlege dir bewusst, welche sozialen Medien für dich förderlich sind, du musst nicht in jedem Netzwerk aktiv sein. Du kannst festlegen, wie viel Zeit du pro Tag in dem jeweiligen Netzwerk verbringen möchtest (Benachrichtigungssystem).
Schalte den Benachrichtigungsassistenten bei eingehenden E-Mails aus, meist wirst du dadurch aus deiner aktiven Arbeit rausgerissen und es benötigt wieder 10-15 Minuten bis du wieder mit dem eigentlichen Thema vertraut bist.
Muss dein Handy immer dabei sein oder musst du bei der Nachricht auf dein Handy schauen? Als Erwachsene sind wir Vorbilder für unsere Kinder. Wenn wir dauernd unser Mobiltelefon in der Hand haben, dann werden es auch unsere Kinder tun. Darüber müssen wir uns bewusst sein.
Meine Buchtipps zu diesem Thema:
The One Thing von Gary Keller und Jay Papasan – hier lohnt sich auch ein Blick auf deren Webseite www.the1thing.com. – sehr informative Podcasts zum Thema Fokus.
101 Produktivitätstipps: Schaffe mehr in weniger Zeit- und das ganz entspannt von Thomas Mangold. Thomas gibt viele einfache und verständliche Tipps. Er beschreibt viele Möglichkeiten für dein Mindset, zu Gewohnheiten, Zielen oder Zeit. Er betreibt auch einen Podcast mit dem Namen „effizienter lernen – arbeiten – leben“, den ich selber gerne höre, mir laufend Inspirationen für mich selber holen kann und gerne weiterempfehle.
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